那些效率比你高一倍的人,都是这样处理多个任务的


橙子说:了昨天的文章《只要你还渴望进步,就该摆脱这4种思维方式》后,有小伙伴在后台问了:怎么学会并行处理多个事情,提高大脑的运转效率呢?今天的推荐文章,或许就能帮你解决这个问题:)

在生活和工作中,我们每天都面临着多项任务,事情多而且乱,这对个人的工作效率是一个极大挑战。

手上一堆事儿,不知道从哪件开始着手,可偏偏时间还很紧迫:

老板叫我赶紧制作一个汇总表格发给他,可手上还有封客户邮件要回;

马上有一个部门会议要开,可我手上的工作还没做完,今天就是截止日期了;

本想今晚读完这本书,可是周报还没写,写完周报估计就没时间看书了;

……


此时只恨自己分身乏术,所以当我们听到别人说,要学会“多线程工作”,才会眼前一亮:


“感觉很厉害的样子,这是什么啊?

什么是“多线程工作”?就是做到在一个时期里(比如一周或者一月)处理多项任务,甚至要在同一时间内同时干几件事,多管齐下。


毕竟一下子面对这么多工作,总觉得不同时干几个活儿,效率提不上去。

但是,我们真的能做到同时专注于两件,甚至两件以上的事情吗?答案是:不可能。也就是说,“多线程工作”本身是个伪命题。

人的大脑很擅长自欺,从认知心理学的观点来看,有时你会误以为同时关注了两个东西,其实是注意转移的结果。人只能有一个“注意焦点”,只是你关注的焦点从一个对象转移到了另一个对象上,这是一个串行而非并行的过程。

举个例子,你一边蹬着自行车,一边在想事情。这时你眼前经过一辆车,你回过神来,注意力从思绪转移到车上,于是猛地按住刹车停了下来。这就是一个注意力转移的过程。

人脑不可能同时聚焦多个点,但宏观上,你的工作和生活可以表现出多线程,比如一边跑步一边思考。有些技能熟练到可以“自动化”的程度,无需专注就能进行,可以和其他事情同时做。

而多数时候,我们焦虑的往往是“注意力”不知往哪儿放。一个时期内,会同时担负几种不同的工作,完成不同的任务,不同任务之间需要频繁切换。

而任务在切换过程中,是有成本和代价的。当你从任务A切换到任务B后,执行任务B的绩效,明显会比非任务切换条件下执行B的绩效差,这个差异在心理学上称为“切换代价(switching cost)

切换代价的形成原因有两点:


一是任务A留下的认知惯性,之前你已经习惯了任务A的认知情境和反应方式,这个惯性会对完成任务B造成干扰;


二是做B的时候需要对B进行认知重构,重新回忆起B的相关背景和信息,这个重构也需要时间和经历,而且还可能不完整。

可现实就是这样,虽然不论从心理学还是生活经验看,这种需要任务切换的“多线程感觉很糟,效率很低,但我们往往没有选择:一个任务做到一半被打断,然后去做另一个任务,然后又被打断,再去做另一个……


这里有个至关重要的事实:如果你是在非常投入和忘我时被打断,那么你的“损失感和懊恼就会非常强烈。

相反,如果你只是在做抄写这样机械的活,即便是频繁被中断,也不会对你造成太大的影响。所以,如果能选择合适的中断点,中断就不可怕,切换的损失也可以降到最低。

如果说多任务工作有什么技巧的话,那么这个技巧就是“对中断点进行控制和管理”。

它的前提是,我们需要对要完成的任务进行有效的剖析,区分出“容忍中断”的部分和“无法容忍中断”的部分,然后用相对完整的时间去执行那些“无法容忍中断”的部分。

为此,有一个关于一般任务分解的「三明治模型」可供参考:

这是一个金枪鱼三明治,它有一个核心部分,就是金枪鱼肉泥。完成这个部分的努力,我把它称之为「核心思考区间」。

事实上,大多数任务都有一个至关重要、通常也是最棘手的部分,这个部分需要我们集中精力、非常专注地思考,然后将其破解。


一旦这个部分被我们“吃下”,那么这个任务就已经完成了大半,余下的就是一些支持性、补充性的工作(即“支持性思考区间)和一些“体力劳动(即“操作性动作区间)了。

我自己在工作中有一个习惯,就是拿到一个任务后,势必要先去找那个任务的核心思考区间,找到那块硬骨头,把它啃下来,而不是先去做那些周边的打扫性的工作。

举个简单的例子,如果你现在接到一个做PPT的任务,你第一步应该做什么?先挑一个漂亮的主题模板吗?不是。是马上去百度谷歌查资料吗?也不是。

正确的答案是:设计PPT的架构,即你要分析你的受众,他们的知识水平、理解水平以及兴趣点、关注点,在此基础上设计你的内容以及展现内容的顺序,先讲什么,占比多少,再讲什么,占比什么,以及讲的时候采取什么样风格和策略,然后,PPT的架构就出来了。

这个实施过程就是该任务的「核心思考区间」,你不需要任何辅助,你只需思考,非常专注地思考,你要的工具,仅仅是一张纸和一只笔(你需要把你的灵感快速地记下来)。


等你完成了这个过程,你可以选择继续填充具体的内容(「支持性思考区间」),也可以休息一下,去做点别的工作,都无所谓。

之后,等你在为PPT选择模板、寻找配图,或者调整字体的时候(「操作性动作区间」),你并不会太介意被打断,因为你知道,这个任务在某种意义上已经完成了。

不瞒你说,为了写这篇文章,我用了半个小时的时间、一张A4纸和一只笔,用我纯粹的、专注的思考,来设计它的「架构」。


设计完成后,我吃了一顿晚饭,看了一集美剧。写作的中断并没有让我担心,因为我知道,即便我还没写一个字,这篇文章我已经写完了。

这就是所谓“多线程工作的秘诀。

很多时候,你只是需要一个不受干扰的、能沉浸在心流中、把最关键的“硬核搞定的半小时。

这个方法背后暗含着这样一个逻辑:当我们不得不对一个任务进行分段处理时,我们并不应该机械地按照时间段来切分(今天上午9点至10点做A,明天下午1点至3点继续做A),而是应该按照这个任务的内在逻辑来切分。

当我们准备中断某个任务时,我们能尽量保证这个任务的某个逻辑单元已经完成了,即便我们在实施“支持性思考区间和“操作性动作区间时,也应遵循这样的原则。

所以,当事情多到头大的时候,试着用这样的方式优化你的任务结构。即便一堆事情扑向你的时候,你也能做到游刃有余了。